Ressurser for lokallagHvordan planlegge en aktivitet?

Hvordan planlegge en aktivitet?

Det er mye som må planlegges i forkant av en aktivitet. Dere må tenke på hva dere skal arrangere, når, hvor, hvordan og hvem som skal gjøre hva når dere arrangerer.

Foto: Lene Eide

Hva?

Det aller første dere må bestemme dere for, er hvilken type aktivitet dere ønsker å arrangere. Det kan være alt fra en pizzakveld til en tur i badelandet. Er det mange forskjellige forslag og meninger om hva dere skal arrangere, er det viktig å tenke på medlemmene deres. Har dere kanskje hørt de snakke om kule ting som de ønsker å gjøre? Da er kanskje dette den riktige aktiviteten å arrangere.

Det er viktig å huske på å ha variasjon i aktivitetene. Hvis dere for eksempel alltid arrangerer spillkveld, kan medlemmene fort gå lei av dette.

Hvis dere trenger forslag til hva dere kan arrangere kan dere sjekke aktivitetsbanken.

Når?

Når dere har bestemt dere for hvilken aktivitet dere skal ha, må dere sette av en dato for når dere skal ha den. Her må dere tenke på at det kan være greit at flest mulig av dere kan være med på å gjennomføre aktiviteten, og dere må også tenke på når medlemmene deres har tid til å delta og mulighet for å delta. Vet dere at mange av medlemmene deres har tentamen dagen etter? Da er kanskje ikke dette det riktige tidspunktet å ha aktiviteten på.

Husk å invitere medlemmene i god tid i forveien, og legge ut arrangementet på aktivitetsoversikten.  Dersom dere skal ha event på Facebook, lag også dette god tid i forveien.

Hvor?

Skal dere gjennomføre en aktivitet, trenger dere også et sted å gjøre dette. Hvilke type steder som passer, varierer ut fra hvilken type aktivitet det er. Er aktiviteten en kinotur eller bowlingtur, er det kanskje ikke så vanskelig å finne et sted, men skal dere arrangere en spillkveld eller lignende, er dette noe som er viktig å tenke på.

Kanskje passer det seg å være hjemme hos en av dere som arrangerer? Eller trenger dere å låne/leie et lokale?

Uansett hvor dere ender opp med å arrangere, er det viktig å ha dette på plass før man sender ut invitasjoner og legger det på aktivitetsoversikten.

Hvordan?

Etter dere har funnet ut når og hvor aktiviteten skal befinne seg, kan det være lurt å lage seg en plan på hvordan aktiviteten skal gjennomføres. Hvis aktiviteten f.eks. skal være en kinotur, trenger man ikke stort mer enn et start- og sluttidspunkt. Men skal man arrangere en aktivitet som varer over en helg, kan det vært lurt å sette opp et program, med en oversikt over når de ulike tingene skal skje, og hvem som har ansvar for at dette blir gjort.

Ting går ikke alltid slik som planlagt. Det er da lov til å gjøre ting på en annen måte, og tilpasse det etter behov. Det er viktig å huske på å snakke med de andre som er med på å arrangere før det blir tatt en avgjørelse.  Husk på å ikke diskutere foran alle deltakerne, men gå til sides så dere er utenfor hørevidde.

Hvem gjør hva?

Det er viktig å avklare på forhånd hvem som skal gjøre hva, slik at aktiviteten kan gå best mulig for seg. Hvis dette ikke er gjort på forhånd, kan det fort bli diskutering om de ulike oppgavene under aktiviteten, noe som deltakerne helst ikke skal oppleve. Det er fullt mulig for en person å ha flere ansvarsområder.

Det å utnevne noen til å ha hovedansvar for aktiviteten kan være lurt, – dette betyr ikke at vedkommende skal gjøre alt, men kanskje passe litt ekstra på at alle gjør det de skal.

Eksempler på ansvarsområder

  • Hovedleder
  • Kontaktperson
  • Nattevakter (hvis det er arrangement med overnatting som krever dette)
  • Sosialansvarlig
  • Økonomiarbeid
  • Møte deltakere / fellesreiseleder
  • Kjøkkenansvarlig

Hvordan få folk til å komme på aktiviteten?

Det kan ofte være vanskelig å få med mange folk på aktivitetene, her er et par tips dere kan bruke.

Det er viktig å huske på å invitere bredt. Dere kan godt lage et facebook-arrangement, men det er viktig å huske på at dette ikke kan være den eneste plassen å invitere på, ettersom dere da ikke når alle.

Når dere arrangerer aktivitet burde denne legges ut på juvente.no/aktivitet. Dette er ikke bare et sted hvor medlemmer kan gå inn for å se hva som skjer, men også et sted hvor andre folk som ikke er medlemmer kan gå inn på. Hvor godt inntrykk gir det av organisasjonen hvis det ikke ligger en eneste aktivitet ute? Aktivitetsekretæren kan etter dere har lagt inn aktiviteten, sende ut SMS, e-post eller post til deres medlemmer, alt etter hva dere foretrekker og ønsker. Husk at dersom det skal sendes pr. post må man være ute i god nok tid til at det når frem til alle.

Når dere inviterer til aktivitet, er det viktig med god informasjon. Dere burde ha med hvor og når aktiviteten foregår, kort om hva som skal skje og navn og nummer til en kontaktperson. Det kan også være lurt å lage et påmeldingsskjema, både for at dere skal vite hvor mange som kommer, men også fordi det er viktig å ha informasjon om deltakerne som kommer. Dette påmeldingsskjemaet vil gjerne variere ettersom det er en aktivitet som kun foregår en kveld, eller en helgeaktivitet. Ved en kveldsaktivitet kan det være greit å ha navn og nummer til deltakerne. Ved en helgeaktivitet er det desto viktigere å ha kontaktinfo til deltakerne, foresatte, og også en oversikt over eventuelle allergier og andre behov som arrangørene vil måtte ta hensyn til.

Andre ting dere kan gjøre er:

  • Holde foredrag på skolen
  • Henge opp plakater
  • Stå på stand

Er det noe annet dere lurer på eller trenger hjelp med må dere ikke være redd for å kontakte aktivitetsektretæren.

Lykke til med planlegging og gjennomføring av aktivitetene!

Kontaktperson

Gjertrud Fludal

Aktivitetssekretær
23 21 45 50 / 416 47 584
E-post