Ressurser for lokallag > Oppgaver i lokallagsstyret

Oppgaver i lokallagsstyret

 

Foto: Pexels

Sitter du i lokallagsstyret og er litt usikker på hva du egentlig skal gjøre? Eller har du kanskje blitt spurt om å sitte i et styre, uten å vite helt hva det dreier seg om? Her får du en rask innføring i de forskjellige styremedlemmenes oppgaver og ansvar.

Lagsleder

Lederen sitt viktigste ansvar er å sørge for at ting skjer! Lederen gjør ikke nødvendigvis (og bør heller ikke gjøre) alt selv, men tar initiativ og sørger for at styret og lagsmedlemmene samarbeider.

For eksempel bør en leder:

  • Ta initiativ til at det skjer ting i laget
  • Lage utkast til halvårsplan for laget. Det er som regel lettere for laget å lage en plan hvis noen har et utkast, enn hvis styret/laget skal lage noe fra bunnen av i samarbeid.
  • Sørge for at det blir avholdt årsmøte hvert år
  • Sende årsrapport til Juventekontoret
  • Passe på at de andre i styret gjør jobben sin
  • Er kontaktperson for alle som er interessert i å kontakte laget: Medlemmer, media, Juventekontoret osv.

Helt konkret

Som nyvalgt lagsleder bør du gjøre følgende:

  • Gi beskjed til Juventekontoret om at du er lagets leder.
  • Be Juventekontoret om å sende deg en liste over lagets medlemmer og gi deg tilgang til å se denne i medlemssystemet.
  • Lag en liste over ting du kan tenke deg å gjøre i laget det kommende halvåret. Vær realistisk! Noter ting du mener dere kan få til i løpet av denne perioden. Send gjerne en e-post til Juventekontoret med det du har notert, og spør om de har noen forslag eller kommentarer.
  • Inviter alle medlemmer i laget til et møte for å bli enige om hva som skal gjøres.
  • Vær forberedt på at de andre medlemmene kanskje ikke har så mange ideer eller innspill til å begynne med. Nettopp derfor er det viktig at du på forhånd har notert ned noen forslag!

Sekretær

Som sekretær er det din oppgave å sørge for at det laget gjør ikke blir glemt, men blir skrevet, fotografert eller dokumentert på en eller annen måte. Det er flere grunner til at det er nyttig å få skrevet ned hva som har skjedd i laget:

  • Hva laget har gjort tidligere tas gjerne med i betraktning når laget søker om penger.
  • Når laget har bestemt noe, må det skrives ned slik at det er klart for alle hva som er vedtatt.
  • Det bør med på årsrapporten til Juvente sentralt, som bruker dette i rapportering til myndighetene som bevilger penger til oss.

Husk! Den aktiviteten vi selv tenker på som “ikke noe særlig, egentlig”, er ofte nok til å imponere andre – kommunen, andre organisasjoner, foreldre, offentlige myndigheter eller andre. Når man får skrevet det ned, ser det gjerne mer imponerende ut for en selv også når man ser tilbake på det!

Årsrapporten

Etter årsskiftet skal det lages en liten rapport på hva som har skjedd i året som er gått. Rapporten skal inneholde:

  • Dato for årsmøtet som ble valgt på årsmøtet i året som er avsluttet.
  • Liste over hvem som ble valgt på årsmøtet.
  • En oversikt over hva som har skjedd i året som har gått. Lista kan omfatte alt fra små til store ting – styremøter, videokvelder, aksjoner, leserbrev som kom på trykk, samlinger…

Juventekontoret har laget et eget skjema for årsrapport fra lagene som sendes ut i begynnelsen av året.

Møtereferat

For møter der det bestemmes saker og ting, er det viktig at det føres et referat som kan sendes ut til de som var med på møtet (og eventuelt de andre medlemmene i laget) etterpå, slik at alle har oversikt over hva som ble bestemt.

Møter det bør skrives referat fra er årsmøte, styremøter og andre møter der det bestemmes ting som har å gjøre med ansvarsforhold, penger og planer.

Når referatet er ferdig, send det på e-post til styret og medlemmene i laget, gjerne også til Juventekontoret og lokallagsfadderen deres. Husk å ta var på referatet. Det kan være greit å ha senere, f.eks. når det skal lages årsrapport.

Hva skal referatet inneholde?

  • Dato og sted for møtet
  • Hva slags møte det var (f.eks. “Styremøte i Oslo Juvente” eller “Medlemsmøte i Juvente Harstad”)
  • Liste over hvem som var tilstede på møtet
  • Sakene som ble tatt opp på møtet, med kort presentasjon av saken og hva som ble bestemt

Husk: Det viktigste er at referatet blir laget og sendt ut relativt kjapt, ikke at det er perfekt skrevet!

Eksempel på referat

Referat fra styremøte i Sjøstrand Juvente
april 2016, på Sjøstrand-hytta

På møtet:
Erling Nielsen, lagsleder
Daria Kourmaeva, kasserer
Hege Sørvig, sekretær
Marte Synnøve G. Abrahamsen, styremedlem
Ann Kristin Nguyen, styremedlem

Sak 1 – Årsmøte 2016

Laget må snart ha årsmøte for 2016, for å få valgt et nytt styre. Vi er dessuten nødt til å ha årsmøte for å kunne søke om Frifond-penger.

Vedtak: Årsmøtet blir 25. mai 2016. Hege har ansvaret for å sende ut innkallinga til alle medlemmer i god tid. Ann Kristin booker møtelokale.

Sak 2 – Kosekveld

Vi synes det er på tide å samle medlemmene i laget til en sosial kveld, så de nye medlemmene kan bli kjent, og noen av Fristil-elevene fra i vår kanskje får lyst til å bli med i laget.

Vedtak: Vi inviterer til kosekveld etter årsmøtet, 25. mai. Hege tar med dette i innkallinga til årsmøtet, og sørger for at også elevene på skolene blir invitert. Alle i styret må snakke med medlemmene for å få flest mulig til å komme, særlig av de nye medlemmene.

Sak 3 – Trykking av plakat

Erling har laget forslag til en plakat, som kan henges opp på ungdomsskolene og rundt om i byen, for å få flere til å bli interessert i Juvente. Erling har fått et tilbud fra Bjorvand & Skarpodde, som kan trykke opp plakaten for 2800 kr.

Vedtak: Erling har laget en kjempefin plakat! På grunn av overskuddet fra Hvis Du Tør-helga, har vi råd til å trykke den opp. Vi benytter oss av tilbudet fra Bjorvand & Skarpodden.

Møtet ble avsluttet i kjent stil kl 21:47.

Referent: Hege Sørvig, sekretær


Kasserer

Kassereren har en av de viktigste posisjonene i styret, og det er viktig at den som har dette vervet gjør jobben skikkelig. En av de viktigste oppgavene er å føre regnskapet. Det er lurt å gjøre dette fortløpende. Da har du hele tiden oversikt over økonomien, og du slipper å stresse med å få klart regnskapet rett før årsmøtet. Det blir lett uoversiktlig og rotete dersom kvitteringer og bilag blir liggende lenge før de føres inn i regnskapet.

Kassererens oppgaver:

  • Holde oversikt over økonomien
  • Betale regninger i tide
  • Føre regnskapet
  • Holde orden på bilag
  • Holde kontakt med revisor (der dette er relevant)
  • Legge frem regnskapet på årsmøtet
  • Finne inntektskilder for laget
  • Skrive søknader
  • Ansvarlig for bankkonto og kontantkasse

Styremedlemmer

I tillegg til de “vanlige” postene i styret, går det an å ha styremedlemmer med andre, faste oppgaver. Det er lurt å tenke litt over hva dere faktisk har bruk for, og ikke bare lage styremedlemmer i hytt og vær fordi det er kult. Her får du en kort oversikt over noen av de forskjellige ansvarsområdene man kan ha som styremedlem.

Verveansvarlig

En verveansvarlig har ansvar for (trommevirvel): VERVING! Ikke nødvendigvis for å verve alle selv, men for at det verves i lokallaget. Med andre ord: Legge til rette for at laget både får vervet på de vanlige aktivitetene sine, og at det lages egne verveaktiviteter. Sentrale oppgaver kan være å arrangere vervestands, utruste medlemmene med vervebrosjyrer, vervepåminninger og holde egne vervekonkurranser i laget. Det er bare å bruke fantasien i hva man kan gjøre som verveansvarlig!

Politisk ansvarlig

At Juvente er en partipolitisk uavhengig organisasjon betyr ikke at vi ikke mener noe! En politisk ansvarlig sørger for at lagsmedlemmene lærer mer om hva Juvente mener, og hvorfor. Den jobber med  å skape mer engasjerte og kunnskapsrike medlemmer. Politiske innledninger, lede gruppediskusjoner, finne frem til meningsbærende filmer på de ellers sosiale aktivitetene er eksempler på hvordan en politisk ansvarlig kan jobbe.

Aktivitetsansvarlig

En aktivitetsansvarlig jobber med å skape aktivitet i lokallaget. Sosialt, faglig, aksjonistisk – mulighetene er mange! Det som er viktigst å huske på når man er aktivitetsansvarlig er at man ikke skal gjøre alt selv, men også inkludere de andre i styret og laget i planlegging og gjennomføring av arrangementer.