Ressurser for lokallag > Årsmøte for lokallag
Årsmøte for lokallag
Foto: Pexels
Alle lokallag må gjennomføre årsmøte hvert kalenderår for å fortsette å være gyldig. På møtet går man gjennom hva som har blitt gjort i året som var og bestemmer hva man vil gjøre i det som kommer. Til slutt velger man hvem som skal sitte i lokallagsstyret. På denne siden finner du informasjon om hva som må gjøres i forkant av, under og etter årsmøtet. Nederst ligger en typisk saksliste med forklaringer til utførelsen av hver sak. Vi anbefaler å lese nøye gjennom alt som står.
.
Hva står i vedtektene?
I Juventes vedtekter står følgene om årsmøter i lokallag:
- Årsmøtet i laget gjennomføres hvert år. Alle medlemmer i laget som har betalt kontingent inneværende eller siste år har tale-, forslags- og stemmerett. Årsmøtet skal minst behandle:
—a) årsmelding og regnskap for siste år
—b) arbeidsplan og budsjett for kommende år
—c) innkomne saker
—d) valg av et styre som består av minst tre (3) personer, deriblant leder og kasserer
. - Styret skal sende innkalling til alle medlemmer minst to (2) uker før møtet. Saker som skal behandles på årsmøtet må være styret i hende minst én (1) uke før møtet.
. - Det skal føres protokoll fra årsmøtet, som sammen med årsmøtegodkjent årsmelding og regnskap skal sendes inn til Juvente sentralt senest to (2) uker etter møtet. Referatet kan sendes inn her.
Eksempel på saksliste, med forklaringer
Sak 1: Åpning av møte
Noen starter møtet, som regel lederen av laget. Åpningen er gjerne et «velkommen», og en navnerunde om det er nye medlemmer til stede. Er det ønskelig kan leder holde tale.
Sak 2: Godkjenning av innkalling og saksliste
Under denne saken noterer man som regel dato innkallingen ble sendt og legger til ekstra saker som har kommet inn siden innkallingen ble sendt ut.
Sak 3: Konstituering
Konstituering betyr at å velge hvem som skal gjennomføre bestemte oppgaver under og i etterkant av årsmøtet. Det viktigste er å velge en møteleder og en referent. Møteleder sørger for å lede møtet gjennom sakslista på en ryddig måte, mens referenten skal skrive ned det man har blitt enige om. Man kan også velge protokollunderskrivere og tellekorps. Protokollundervskrivere har ansvar for å gjennomgå og godkjenne referatet i ettertid. Tellekorpset skal sørger for at avstemminger gjennomføres ordentlig.
Vil man gi stemmerett til Juvente-medlemmer fra andre lokallag, tas dette også opp her.
Sak 4: Årsmelding 2019
Her presenterer styret hva lokallaget har gjort i året som har vært. Årsmeldingen inneholder gjerne hvem som har sittet i styret, hvilke aktiviteter man har gjennomført og eventuelle ekstra ting som styret har gjort. Dette kan for eksempel være dersom det har vært en sak i lokalavisa om lokallaget eller man har kjøpt inn projektor til foredrag og filmkvelder.
Sak 5: Regnskap 2019
Regnskapet er årsmeldingen i tall. Den viser hva lokallaget har brukt penger på og hvor pengene kom fra. Dette skal godkjennes av medlemmene på møtet.
Sak 6: Arbeidsplan 2020
En arbeidsplan skal fortelle det nye styret hva medlemmene ønsker å fokusere på i året som kommer. Her kan det også være greit å reflektere litt over hvor ofte man vil ha aktiviteter og hva slags aktiviteter man ønsker å gjennomføre. Det er fint med en åpen idémyldring der alle kan komme med forslag. Husk å tenke både på sosiale aktiviteter, ideologiske og politiske aktiviteter, samt hvordan man skal nå ut til nye medlemmer og verve. De fleste lokallag lager en arbeidsplan med en blanding av ønsker og forslag til det nye styret. Det kan være lurt å bestemme noen datoer og fordele ansvar under årsmøtet. Da kjenner medlemmene seg sikre på at aktivitetene blir gjennomført.
Sak 7: Budsjett 2020
Budsjettet er arbeidsplanen i tall, altså planlagt økonomi for tiden framover. Dokumentet skal vise hvilke aktiviteter man ønsker å bruke mest penger på og hvor man skal søke støtte.
Juvente er med i Frifond-ordningen der lokallag kan søke penger til aktiviteter. Her kan man søke kontinuerlig gjennom året, opptil 25 000,- hver gang. I tillegg har ofte kommunen egne steder man kan søke om penger til aktivitet.
Sak 8: Innkomne saker
I forkant av årsmøte blir lokallagets medlemmer oppfordret til å sende inn ekstra saker. Det ingen fasit på hva som kan være en sak.
Noen ganger ønsker lokallaget å lage noen egne retningslinjer utover de som gjelder hele organisasjonen, for eksempel hvor mange ganger ikke-medlemmer kan komme på samlinger før de må melde seg inn.
Sak 9: Valg
Til slutt skal det også gjennomføres valg. Her velger man hvem som skal sitte i styret det neste året. Alle lokallag må velge minst tre styremedlemmer. Det er krav om å velge leder, kasserer og et ekstra styremedlem. I tillegg kan man opprette andre roller som passer seg. Det er vanlig å ha mellom 3 og 8 styremedlemmer, avhengig av lokallagets størrelse. Typiske roller man kan bruke er sekretær, medlemsansvarlig, verveansvarlig, politisk ansvarlig og aktivitetsansvarlig. Du kan lese mer om rollene og deres arbeidsoppgaver på denne siden.
Hvis lokallaget eier en eiendom velger man også styremedlemmer til hyttestyret.
Sak 10: Avslutning av møtet med nyvalgt leder
Den nye lederen takker for møtet og ønsker alle vel hjem.
