Planlegge aktivitet

Det er mye som må planlegges i forkant av en aktivitet. Dere må tenke på hva dere skal arrangere, når, hvor, hvordan og hvem som skal gjøre hva når dere arrangerer.

Foto:

Hva?

Det aller første dere må bestemme dere for, er hvilken type aktivitet dere ønsker å arrangere. Det kan være alt fra en pizzakveld til en tur i badelandet. Er det mange forskjellige forslag og meninger om hva dere skal arrangere, er det viktig å tenke på medlemmene deres. Har dere kanskje hørt de snakke om kule ting som de ønsker å gjøre? Da er kanskje dette den riktige aktiviteten å arrangere.

Det er viktig å huske på å ha variasjon i aktivitetene. Hvis dere for eksempel alltid arrangerer spillkveld, kan medlemmene fort gå lei av dette. Prøv gjerne å ha jevnlige aktiviteter på faste dager. Dette kan være én gang i uka, annen hver uke eller den siste helgen i måneden.

Hvis dere trenger forslag til hva dere kan arrangere kan dere sjekke aktivitetsbanken.

Når?

Når dere har bestemt dere for hvilken aktivitet dere skal ha, må dere sette av en dato for når dere skal ha den. Her må dere tenke på at det kan være greit at flest mulig av dere kan være med på å gjennomføre aktiviteten, og dere må også tenke på når medlemmene deres har tid til å delta og mulighet for å delta. Vet dere at mange av medlemmene deres har tentamen dagen etter? Da er kanskje ikke dette det riktige tidspunktet å ha aktiviteten på.

Husk å invitere medlemmene i god tid i forveien, og legge ut arrangementet på aktivitetsoversikten.  Dersom dere skal ha event på Facebook, lag også dette god tid i forveien.

Hvor?

Skal dere gjennomføre en aktivitet, trenger dere også et sted å gjøre dette. Hvilke type steder som passer, varierer ut fra hvilken type aktivitet det er. Er aktiviteten en kinotur eller bowlingtur, er det kanskje ikke så vanskelig å finne et sted, men skal dere arrangere en spillkveld eller lignende, er dette noe som er viktig å tenke på.

Kanskje passer det seg å være hjemme hos en av dere som arrangerer? Eller trenger dere å låne/leie et lokale? Vi hjelper dere gjerne med å finne et passende lokale, enten dere trenger møterom, gymsal, overnattingssted eller skolekjøkken.

Uansett hvor dere ender opp med å arrangere, er det viktig å ha dette på plass før man sender ut invitasjoner og legger det på aktivitetsoversikten.

Hvordan?

Etter dere har funnet ut når og hvor aktiviteten skal befinne seg, kan det være lurt å lage seg en plan på hvordan aktiviteten skal gjennomføres. Hvis aktiviteten f.eks. skal være en kinotur, trenger man ikke stort mer enn et start- og sluttidspunkt. Men skal man arrangere en aktivitet som varer over en helg, kan det vært lurt å sette opp et program, med en oversikt over når de ulike tingene skal skje, og hvem som har ansvar for at dette blir gjort.

Ting går ikke alltid slik som planlagt. Det er da lov til å gjøre ting på en annen måte, og tilpasse det etter behov. Det er viktig å huske på å snakke med de andre som er med på å arrangere før det blir tatt en avgjørelse.  Husk  å ikke diskutere foran alle deltakerne, men gå til siden så dere er utenfor hørevidde.

Hvem gjør hva?

Det er viktig å avklare på forhånd hvem som skal gjøre hva, slik at aktiviteten kan gå best mulig for seg. Hvis dette ikke er gjort på forhånd, kan det fort bli diskutering om de ulike oppgavene under aktiviteten, noe som deltakerne helst ikke skal oppleve. Det er fullt mulig for en person å ha flere ansvarsområder.

Det å utnevne noen til å ha hovedansvar for aktiviteten kan være lurt, – dette betyr ikke at vedkommende skal gjøre alt, men kanskje passe litt ekstra på at alle gjør det de skal.