Ressurser for lokallag > Økonomiarbeid i lokallag
Økonomiarbeid i lokallag
Hvorfor og hvordan føre lagsregnskap?
Et regnskap er en oversikt over hva man har brukt pengene sine på. I et lokallagsstyre bestemmer man over Juvente sine penger, som tilhører alle medlemmene i laget, og derfor er det viktig å kunne vise at man har brukt pengene på en riktig og klok måte.
En årsmelding forteller i ord hva laget har gjort. Et regnskap viser det samme, men i kroner og øre. I regnskapet bør man kunne se hva de forskjellige tingene man har gjort har kostet, både av aktiviteter og vanlig lagsdrift (for eksempel den permen du kjøper for å ha alle kvitteringene i). Dermed er det lettere for årsmøtet og de fremtidige lokallagsstyrene å planlegge, både fordi de vet cirka hvor mye forskjellige ting kan komme til å koste, og hvordan man kan få inn penger. I tillegg har man god kontroll med hvor pengene har blitt av.
Oppbyggingen av et regnskap
I regnskapsføring bruker man ofte mange vanskelige ord. Her prøver vi å bruke så få av dem som mulig, men har likevel ikke klart å komme helt unna. Hvis du faller av eller ikke forstår: Les over en gang til, studér eksemplene, spør en venn eller spør kontoret. Husk: Ingen spørsmål er dumme! Det kan være mange som lurer på det samme som deg.
Så, til regnskapet: Et regnskap består av poster. I et regnskap skriver man gjerne hver post på en egen linje. Hver post er en bevegelse, altså at laget enten har brukt eller fått inn penger. Man bør merke hver post tydelig med dato, en god beskrivelse av hva det gjelder, og hvor mye penger det er inn eller ut av kassa (eller kontoen). I tillegg må man på hver post føre opp hvilket bilag som hører til denne posten. Dette gjør man ved å skrive et bilagsnummer både ved posten og ved bilaget (vi kommer tilbake til hva et bilag er senere).
Komplisert? Ja, det høres egentlig litt sånn ut. Men husk at hver post i regnskapet bare representerer en kvittering. Hvis du er flink og lager deg egne bilag/kvitteringer også når du får inn penger, blir det å føre regnskap enkelt: Du bare oppsummerer alle kvitteringene du har i en oversikt!
Eksempel
I tabellen ser du utdrag fra et regnskap. Det har med fire ting:
- Begynnelsen av året (det man har på kontoen og i kontanter når året starter kalles “inngående balanse”)
- En pizzasamling
- Et helgekurs
- Avslutningen av året med balanse
| Dato | Tekst | Bevegelse | |
| 0 |
|
Inngående balanse | +517,50 kr |
| 1 | 12. apr. 16 | Brus til pizzakvelden | -125,00 kr |
| 2 | 12. apr. 16 | Pizza, pizzakvelden | -567,00 kr |
| 3 | 12. apr. 16 | Leie av skolen, pizzakvelden | -250,00 kr |
| 4 | 2. apr. 16 | Porto og kopiering, innbydelser til pizzakvelden | -217,50 kr |
| 5 | 20. apr. 16 | Frifondstøtte, Juvente sentralt | +3000,00 kr |
| 6 | 25. apr. 16 | Porto og kopiering, innbydelser til vårsamling | -245,00 kr |
| 7 | 15. mai 16 | Resultat, vårsamling (se eget regnskap med egne bilag) | -1567,00 kr |
| 8 | 31. des. 16 | Utgående balanse (hvor mye penger man har igjen når regnskapet slutter) | 546,00 kr |
| Resultat (Utgående balanse – Inngående balanse = over/underskudd) | 28,50 kr | ||
Et regnskap trenger ikke være så komplisert. Her ser du, om enn litt forkortet, et eksempel på et regnskap.
Hva er et bilag?
Et bilag er en kvittering på at pengene er brukt sånn som regnskapet viser, og skal være laget av den som har mottatt pengene. For eksempel får du en kvittering av pizzabudet når dere har pizzakveld. Denne kvitteringen er pizzabudets bekreftelse på at du har betalt ham en viss sum for pizza, og blir dermed et bilag i regnskapet.
Bilagene må du samle på, og ha tilgjengelig i tilfelle noen skulle ønske å kontrollere regnskapet – også etter at året er over! Det er lurt å ha en egen perm for regnskapet. Her samler du bilag (stift hver kvittering til et eget ark, så blir det lettere å holde styr på det. Da kan du også skrive bilagsnummeret på arket i stedet for på selve kvitteringen), og gjerne en utskrift av regnskapet per dags dato, sånn at man vet hvordan ståa med penger er.
Ordningen med bilag gjør at kassereren ikke kan bruke penger som hen vil, men må bevise at pengene har gått til det de skal. Dermed er det vanskelig å stjele (underslå) penger fra laget uten at det oppdages. Selv om dette sjeldent blir aktuelt i Juventesammenheng, er det viktig å gjøre regnskapsarbeidet skikkelig. Både Juvente sentralt og staten har strenge krav til at pengearbeidet i lokallagene gjøres riktig.
Regnskapsarbeidet i det daglige
Regnskap for lagsdrift
Regnskap bør føres fortløpende. Det vil si at med en gang du har betalt en regning eller fått inn penger, fører du det opp i regnskapet, stifter og nummererer bilaget, og setter det inn i permen. På denne måten slipper du at du ved årsslutt har en stor eske med kvitteringer du ikke helt vet hvor hører hjemme, og må sortere og registrere etter hukommelsen. I tillegg vet du nøyaktig hvor mye penger laget kan bruke fremover, om dere må ha økonomiaksjoner for å få inn mer, og lignende.
Kursregnskap
Når laget arrangerer ting hvor det kommer inn veldig mange bilag (for eksempel en helgesamling eller lignende), kan det være lurt å lage et eget regnskap for dette. Da fører du et regnskap som vanlig, men tar bare med det som hører til kurset. Bilagene for kursregnskapet setter du inn i en egen del av permen (skilleark er et bra tips), og nummererer de i et eget system (dvs.: begynn på 1).
Når regnskapet for kurset er ført ferdig, vet du om du gikk i over- eller underskudd. Dette tallet fører du opp i det vanlige lagsregnskapet, med regnskapet for kurset som bilag (og henvisning til kurset bilag som underbilag (puh!)). Se bilagsnummer 7 i regnskapet ovenfor for eksempel, så blir det forhåpentligvis mer forståelig.
Årsregnskap for laget
Regnskap sorteres etter kalenderår. Derfor begynner du på nytt regnskap 1. januar hvert år, og avslutter regnskapet 31. desember hvert år. Når et regnskap er avsluttet, skal det også stå et resultat. Resultatet er hvor mye man gikk med over- eller underskudd i året som gikk. I eksempelet over er resultatet 28,50 kr i overskudd.
Aller helst skal man gå i null, altså at man har brukt like mye penger som man har fått inn. Juvente driver ikke butikk, vi skal altså ikke tjene penger på det vi driver med. Tips: Hvis du fører regnskapet fortløpende vet du til enhver tid hvordan laget ligger an. Hvis dere har mye penger igjen i desember kan dere jo kanskje finne på noe ekstra kult?
Mer hjelp med økonomiarbeidet?
Både lokallag og sentralt i Juvente fører regnskap, og det samme gjør alle bedrifter, butikker, selskaper og så videre. Derfor finnes det mange du kan spørre om hjelp hvis du lurer på ting. Men det lureste er nok å spørre Juventefolk, så får du svar som verken er for store eller små i sammenhengen. Ta gjerne kontakt ved å sende en e-post til juvente@juvente.no.
